電子内容証明郵便とは?

昨今のパソコン全盛期を受けて、郵便局に行かず自分のパソコンから直接内容証明郵便が発送できる仕組みが出来ました

電子内容証明郵便の概要

電子内容証明郵便は、郵便局の提供するインターネットサービスです。利用者は郵便局へ行かずに自宅や会社からインターネットを通じて内容証明郵便を出す手続きを行うことができます。書面の作成は市販の一太郎やWordのワープロソフトが利用できます。
通常の内容証明郵便と違い24時間受付可能ですので緊急時には非常に便利なサービスです。このサイトでも期間制限のあるクーリングオフサービスには電子内容証明郵便を利用しています。

受取人にはどのような形で配達されるか?

電子内容証明郵便を利用した場合は、差出人及び受取人に対して、それぞれ1通づつ手紙の形で通常郵便と同様に郵便局員により配達されます。決してメールで配信されるものではありません。

3.配達証明

配達証明とは内容証明郵便が間違いなく宛先人に届いた(受け取った)という事を郵便局が証明してくれるものです。
確かに内容証明郵便は差し出した郵便物がいつどういう内容のものを郵送したかと言うことは証明されますが、それだけでは、相手方がそんなものは知らないよ、受け取った覚えはないといわれてしまうと、それまでとなってしまうことを防止するために、配達証明を付けることになります。この配達証明があれば、間違いなく相手方に内容証明郵便が届いたと言う証拠になりますので、相手方が知らないよという事を防止することが出来ます。

制限事項は?

通常の内容証明郵便と違い上記のような文字数の制限はありません。しかしながら、文字のサイズや余白などの規定がありワープロソフト側での操作が必要になります。

5.提出までの流れ

内容証明を作成したら、内容証明郵便を取り扱っている郵便局へその内容証明と謄本を持参します。郵便物を窓口へ提出する際には配達証明をつける事を忘れないで下さい。。
窓口では、郵便局員が受取人に郵送する文書とその謄本を照合して、同一内容であるか確認されます。
内容同一と認められると、内容証明正本と各謄本に差出年月日などのスタンプ印が押され、さらに通信日付印が押印されます。
郵便局では謄本のうち1通を保管し、残りの1通を差出人へ戻します。そして受取人に郵送する内容証明は郵便局の係員立合いのもと、封かんをしたうえで、郵送することになります。差出人には郵便物の受領証が交付されます。
以上で、内容証明郵便の提出に関する手続きは終了ですが、最後に受け取った受領証は謄本の再請求の際などのときに必要となりますので、大切に保管します。

利用方法は?

事前に利用者登録が必要になります。登録はインターネットを通じて(手順の中で一部電話による確認作業が必要になります)行えます。登録手続きの中で支払方法の選択があります。登録後に電子内容証明の手続きに必要なソフトのダウンロードし、セットアップします。

料金の支払方法は?

上記の登録時に、クレジットにするか、料金後納にするか、選択があります。料金後納の場合には、担保を必要とするなど要件が必要になります。

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